JÄSENREKISTERISELOSTE
Kaarinan Vihreiden jäsenrekisteri
Hyväksytty yhdistyksen hallituksessa 11.2.2018
Rekisterinpitäjä
Kaarinan Vihreät ry
vihreat@kaarinanvihreat.fi
Rekisterin vastuuhenkilö
Kaarinan Vihreiden puheenjohtaja (kotisivuilla ajantasaiset tiedot)
pj@kaarinanvihreat.fi
Rekisterin vastuullisina hoitajina toimivat puheenjohtaja sekä taloudenhoitaja. He vastaavat rekisterin ylläpidosta ja antavat tarvittaessa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista. Tietojen ylläpidosta huolehtii puheenjohtaja ja hallitus yhteisesti.
Rekisterin nimi
Kaarinan Vihreiden jäsenrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- jäsentietojen ylläpito ja hallinta
- jäsenmaksujen seuranta
- jäsentiedotteiden, -kutsujen ja -kirjeiden postitus
- yhteydenpito yhdistyksen jäseniin sekä luottamus- ja vastuuhenkilöihin
- muut yhdistyksen säännössä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tarpeelliset tehtävät.
Rekisterin tietosisältö
Yhdistyksen jäsenestä ja yhdistyksen jäsenyyttä hakeneesta henkilöstä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavankaltaisia henkilötietoja:
- henkilön etu- ja sukunimi
- syntymäaika
- ammatti tai arvo
- lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- kotipaikkakunta
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsenyyden tyyppi
- jäsenyyden alkamisaika
- jäsenmaksujen maksutiedot
Eronnut tai erotettu henkilö poistetaan rekisteristä välittömästi. Kun henkilö poistetaan rekisteristä, hänen osaltaan poistetaan kaikki henkilötiedot.
Rekisterin tietolähteet
Jäsenten tekemien ilmoitusten, muutosten ja muutosilmoitusten sekä Vihreän liiton jäsenmaksuraportin perusteella ylläpidettävä rekisteri.
Henkilötietojen luovutukset
Rekisterissä olevia tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Rekisterin sisäinen käyttö
Rekisteriä käyttävät ainoastaan yhdistyksen hallitus päävastuullisina käyttäjinä puheenjohtaja ja taloudenhoitaja sekä tarvittaessa kuntavaaleissa erikseen yhdistyksen hallituksen nimeämä henkilö.
Rekisterien yhdistäminen
Jäsenrekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.
Rekisteröidyn informointi
Rekisteriseloste on nähtävissä Kaarinan Vihreät ry:n www-sivuilla.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilöille. Tarkastusoikeus toteutetaan mahdollisimman pian, kuitenkin kuukauden sisällä pyynnöstä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
Tiedon korjaaminen
Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä, kun siitä on ilmoitettu.
Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä rekisteriä hoitavaan henkilöön.
Rekisterihallinnon järjestäminen
Kaarinan Vihreät ry käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta, rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta, rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä sekä rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.